事業継続計画書（BCP）とは、災害やテロなどの非常事態が発生した場合でも企業や組織が重要業務を存続させられるように、その方策や行動指針を示した計画書です。
日本はどの地域であっても地震や台風といった災害リスクが高い国です。よって国も企業に対してBCPの策定を推奨しています。
とはいえ「BCP策定を考えてみたけれど、拠点の分散には限界がある」と悩む中小企業も少なくありません。
そこでポイントになるのがシェアオフィスやコワーキングスペースの活用です。
この記事では、BCPの策定にあたってシェアオフィスやコワーキングスペースが注目される理由と、活用シーンについて紹介します。
事業継続計画（BCP）とは
BCPとはBusiness Continuity Planningの略称です。テロや災害、火災、パンデミックといった不測の事態に陥ったときでも企業や組織が重要事業を継続させられるよう、その対処法をまとめた計画書のことを指します。
策定方法は、以下のステップで行います。
- BCPの目的設定
- 生き延びさせるべき重要業務の選定
- 重要業務について想定されるリスクの洗い出し
- 各リスクの発生頻度と深刻度から、リスクの優先順位をつける
- 具体的な対処法を決める
詳しくは中小企業庁の「中小企業BCP策定運用指針」をご覧ください。
BCPの内容は業種によって大きく異なりますが、企業や社員にとって現実的な対処法であるかどうかが重要。「いざとなったらBCPの内容は実現不可能だった」では困ります。
よってBCPは策定して終わりではなく、社員の働き方や事業の状況にあわせてブラッシュアップしていく必要があります。
BCPの拠点としてシェアオフィス・コワーキングスペースが注目される理由
BCPの策定で問題となるのがリスク分散の方法です。
大企業のように全国に複数の拠点があるなら、被災した拠点から離れた支社で事業を立て直すこともできるでしょう。しかし1拠点しかない中小企業や個人事業主は、そのようなリスク分散はできません。
そこで注目されるのがシェアオフィスやコワーキングスペースの活用です。
専用オフィスではないため貴重品や機密情報の管理には注意が必要ですが、汎用性が高く、オフィスよりも気軽に契約できる点がメリットです。
万が一に備える！シェアオフィス・コワーキングスペースの活用シーン
シェアオフィスやコワーキングスペースの活用シーンは以下の3つです。
- 災害やテロ発生時のサテライトオフィスとして
- 出勤不能時のテレワーク場所として
- 感染症対策での分散型オフィスとして
災害・テロ発生時の拠点として
本社が被災して機能しなくなった場合に備えて、シェアオフィスやコワーキングスペースを契約している企業も少なくありません。
いざ災害にあった場合、社員の安否や被害状況の確認、顧客への連絡などがまず必要になります。そして、その対応をスムーズに実行するためには拠点が必須。
シェアオフィスやコワーキングスペースならネット環境やOA機器、打ち合わせスペースといった設備がそろっています。緊急時であってもノートPC一台あれば仮のオフィスとしてすぐに稼働できるのです。
出勤不能時のテレワーク場所として
地震や台風、大雪などで交通網が麻痺し、社員が出勤不能になることも日本ではよくあります。東日本大震災の際は、直接的な被害を受けていなかったにも関わらず、交通機関の乱れで社員が出勤できずに業務を停止せざるを得なかった企業もありました。
あらかじめ社員の徒歩圏内や自転車圏内にシェアオフィスやコワーキングスペースを確保しておけば、出勤が難しい場合もそこでテレワークが可能になります。
シェアオフィスやコワーキングスペースが稼働している限り、万が一のときも業務に支障をきたしません。
感染症対策での分散型オフィスとして
近年のパンデミックでは、多くの企業が社員の出勤を制限せざるを得ない状況になり、テレワークに注目が集まりました。
感染症対策として自宅からのテレワークを推奨する企業が多数でしたが、なかにはシェアオフィスやコワーキングスペースを使った例もあります。
もちろん、感染の疑いがある社員はコワーキングスペースなどでは働かせられません。
しかし普段からオフィスを分散させておけば、オフィスにいる全員が感染してしまう最悪の事態は防げます。
また自宅でのテレワークが難しい環境にある社員もいるでしょう。自宅と会社以外で働ける場所を確保しておけば、自宅では働くのが難しい社員の助けにもなります。
リーズナブルに拠点を確保しよう
万が一のとき「いかに重要事業へのダメージを最小限におさえ、事業を継続・早期に立て直すか」は、すべての事業者にとって重要な課題です。
とくに1つの拠点に重要業務が集中している企業では、もしものときの代替案とリスク分散を平時から考えておく必要があります。
とはいえ「別のオフィス・拠点を用意しておきましょう」というのも、中小企業や個人事業主にとってはハードルが高いものです。シェアオフィスやコワーキングスペースなら、日頃の利用を前提に契約しておけば、もしものときの拠点としても使えます。
別のオフィスを確保するよりもリーズナブルで、現実的な選択肢といえるでしょう。
なおマモリ屋の運営会社は埼玉県上尾市のコワーキングスペース「コワーキングスペースMIRAI」を活用しています。
埼玉県のように「都市部」「自然災害が少ない」「海がないため津波の心配もない」と三拍子そろったエリアが、拠点の候補地としておすすめです。
MIRAIさんは今後フランチャイズも検討中とのこと。首都圏でシェアオフィスやコワーキングスペースをお探しの方は問い合わせてみてはいかがでしょうか？
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